Data
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Collecter et transmettre des données en terrain difficile… un exercice toujours aussi compliqué !

A l’heure où les données numériques et leur exploitation ciblée font l’objet d’une attention toute particulière de la part d’un certain nombre d’acteurs du marché de la Santé (Big Data, Blockchain, Data mining, IA, etc…), force est de constater que les étapes essentielles  à l’enrichissement de bases de données cohérentes  souffrent toujours, dans de nombreuses géographies, d’une faiblesse chronique difficile à endiguer:  la difficulté réelle de collecter et de transmettre rapidement et sûrement ces informations.

Pour diverses raisons liées principalement aux retards technologiques ou d’infrastructure rencontrés dans de nombreuses géographies, la collecte et la transmission des informations sanitaires du terrain (dispensaires, centres de santé, équipes mobiles etc..) vers les centres de consolidation et de traitement (districts, régions, central) restent encore, en 2018, un sujet  de conversations animées et de préoccupations réelles.

Fiabilité des données, ponctualité des rapports, re-saisie multiple des données, transmission des informations, cohérence et sécurité des flux d’information restent et demeurent, à l’heure de ces lignes, un casse-tête particulièrement épineux pour l’ensembles des acteurs du monde de la Santé.

De nombreuses tentatives, plus ou moins couronnées de succès, ont été lancées, de façon sporadique, sur des opérations ponctuelles ou durables sans toutefois apporter de réponse satisfaisante à moyen ou long terme. Conscients de la réalité du besoin, de nombreux partenaires internationaux ont  proposé le déploiement d’équipements informatiques de pointe (tablettes, laptops, smartphones) rapidement rendus inutilisables dans des contextes plutôt difficiles.

Les raisons de ces échecs varient en fonction des géographies. On en recense fréquemment les suivantes:

  • Problèmes d’alimentation en courant électrique (pannes, surtensions fréquentes)
  • Problèmes de prise en main des applicatifs (formation, maîtrise des équipements, compétences)
  • Problèmes de disponibilité des ressources humaines (absences, congés, absentéisme)
  • Problèmes de mise à jour des logiciels (couverture internet défaillante, voire absente)
  • Problèmes  liés aux capacités d’interventions techniques (éloignement, ressources)
  • Problèmes de détournement  de l’outil professionnel (utilisation familiale, jeux, communication)
  • Problèmes de disparition des outils de travail (vols, pertes)
  • Problèmes de fragilité des matériels (chocs, humidité, chaleur)
  • Nécessité impérative (dans certains cas) de conserver un document papier (reçu, certificat, attestation, etc..)

 

PROCESSUS TRADITIONNEL :

Des sommes considérables ont souvent été engagées dans cet effort de modernisation  des outils de collecte et de transmission des données sans véritable résultat probant à notre connaissance.

De ce constat malheureusement trop souvent répété est née une  réflexion visant plutôt à renforcer l’efficacité  et les capacités des outils classiques ayant fait leurs preuves depuis des décennies (stylo et papier ) en les associant au média le plus populaire actuellement disponible, à savoir le « smartphone ».

De cette réflexion est née une technologie robuste et efficace consistant à intégrer des modules de capture et de transmission de données dans un stylo « numérique » capable de:

  •  « Lire » une trame électronique imprimée sur un formulaire papier
  • Envoyer l’ensemble des données manuscrites  vers un smartphone (par Bluetooth)
  • Acheminer  en téléphonie (GPRS, 3G, 3G+, LTE-4G) vers un serveur central pour traitement , exploitation et archivage.

Cette solution complète (RoverInk©) va pouvoir gérer l’ensemble des flux de données de bout en bout:  

  • Création des modèles de formulaires,
  • Impression personnalisée des formulaires,
  • Synchronisation client-serveur,
  • Transmission des données cryptées
  • Traitement simplifié des fichiers de données,
  • Numérisation des documents pour archivage
  • Conversion des données manuscrites en données numériques (OCR) en réduisant les interventions humaines à leur niveau d’effort minimum.

De ce fait, l’utilisateur ne rencontre aucune difficulté à manipuler des outils qu’il maîtrise déjà quotidiennement (stylo, papier, smartphone) et n’a donc  besoin d’aucune formation particulière pour être opérationnel immédiatement.

La collecte des données peut donc se faire en « temps réel »  et le traitement informatique des informations manuscrites intervient quelques secondes après l’envoi des différents dossiers.

A réception des fichiers sur le serveur central, un opérateur ouvre une console où s’affichent les différents dossiers envoyés par les opérateurs sur le terrain, vérifie la conversion numérique des données en quelques secondes grâce à une aide à la reconnaissance des caractères fournie par le système  et soumet le dossier à une validation finale selon la sensibilité des données collectées.

Cette approche structurée élimine de facto les erreurs de saisie, les re-saisies d’informations, les aléas de la transmission des documents, les contraintes de l’archivage physique des documents tout en réduisant considérablement les délais courus entre l’événement rapporté et l’exploitation des données de cet événement.

PROCESSUS ROVERINK© :

En quelques minutes, quotidiennement, des dizaines de rapports peuvent ainsi être numérisés et interfacés vers des bases de données différenciées de manière à alimenter les outils de reporting, de décision ou les bases de données statistiques (DHIS2, DVDMT,Access, Excel, etc).

En intervenant de la sorte, une organisation  peut donc recevoir quasiment en temps réel, sans saisie ni manipulation  des données, l’ensemble des informations lui permettant de suivre, à la minute, l’évolution d’une situation dans un environnement complexe ou difficile.

Ce raccourcissement drastique du temps va contribuer à accélérer  et optimiser la capacité de décision en cas de difficultés rencontrées sur le terrain, générant de facto de substantielles économies issues d’une amélioration significative et immédiate  des délais de réaction.

Dans le domaine de la Santé, les secteurs où cette technologie va trouver son point d’orgue sont nombreux et variés. De façon générale, tout formulaire papier actuellement en usage peut faire l’objet d’une numérisation et s’inscrire dans cette solution technologique:

Hôpitaux et Centres médicaux:

  • Accueil des patients et remplissage de la fiche « patient »
  • Registre des consultations
  • Ordonnances et actes
  • Feuilles de remboursement  des soins
  • Actes de naissance (avec transmission vers l’état-civil)
  • Actes de décès (avec transmission vers l’état-civil)
  • Signalement  de cas sanitaires
  • Carnets de santé et Cartes de santé au format carte de crédit (Relevé des données)
  • Etc

Campagnes de vaccinations:

  • Fiches de pointage quotidiennes
  • Commandes des vaccins et solvants
  • Relevés de température (Chaîne du froid)
  • Etc

Situations d’urgence (épidémies ou catastrophes):

  • Relevés de situations
  • Demandes d’actes
  • Etc

Logistique et gestion des stocks:

  • Rapports de stocks
  • Alertes de péremption
  • Réapprovisionnements
  • Maintenance préventive ou curative des équipements
  • Etc

En synthèse, sans révolutionner la manière de procéder, ni bouleverser une organisation en place, la technologie RoverInk© apporte simplement une formidable valeur ajoutée sur une activité qui reste fondamentale et essentielle:  la Collecte des informations en temps réel.

Une application facile à mettre en oeuvre, rapide à déployer,  d’une utilisation conviviale qui apporte, au premier jour de son installation, une transformation radicale et un avantage indéniable dans la maîtrise et la sécurisation des flux de données en terrain difficile.

Pour plus d’informations, contactez moi : schidiac@cht-supply.com

Data Collection and Transmission in the field… still a complex challenge!

By the time digital data and their sophisticated usage are being looked at carefully by an increasing number of health market players (Big Data, Blockchain, Data mining, AI, etc…), one has to admit that essential steps needed to enrich coherent databases still suffer, in numerous geographies, from constant hard to overcome weaknesses: the difficulty of collecting and securing transmission of data.

For various reasons, mainly linked to technological and infrastructure delays encountered in many countries, health related data collected in the field (health centers, dispensaries, mobile teams, etc..) and transmitted to consolidation and handling centers (health districts, regions and HQs) still remain, at the time we write these lines, a topic subject to never ending discussions and real concerns.

Data reliability, reporting timeliness, multiple manual inputs, reliable transmission and safety of the data flows stay and remain a constant headache for all the players involved in the health area data.

Many « more or less successful » attempts have been recorded, here and there, through one-time or continuous campaigns, leaving no satisfactory answer over the middle or long term. In an effort to understand the reality of the needs, numerous international partners came with high-tech IT equipments deployments (laptops, tablets, smartphones) which turned rapidly unusable or obsolete in harsh environments.

Reasons of subject failures vary from a geography to another. Mainly for the following aspects:

  • Problems in power supply (regular power surges, frequent power failures)
  • Problems in software acquisition (training, equipments monitoring, user competence)
  • Problems with human resources availability (absences, holidays, unexpected leaves)
  • Problems with software updates (unreliable  internet coverage)
  • Problems with maintenance capability (distances, communication,  resources)
  • Problems with misappropriation of professional tools (family usage, personal usage)
  • Problems with work tools disappearance (theft, losses)
  • Problems with equipments fragility (chocks, moister, heat)
  • Unconditional need for a hardpaper document (receipt, certificate, delivery forms, etc..)

 

Considerable amounts have often been disbursed in trying to modernize collection and transmission tools with no significant probing result, to our knowledge.

From subject findings (unfortunately still frequently experienced), the idea of looking into the technological upgrade of the existing standard traditional tools used successfully for decades (pen and paper) took place. The concept was extended to associate these tools with the most popular media actually available almost everywhere: the « Smartphone ».

These thoughts came out with a robust and efficient technology  able to integrate data capture and transmission modules in a « digital pen » capable of:

  • « Read » an electronic pattern printed on a standard copier paper form
  • Transfer all of the handwritten strikes via Bluetooth to a Smartphone
  • Send the data via telephony (GPRS, 3G, 3G+, LTE-4G) to one or more central  servers for verify/review/data export and archival.

This « all-in-one »  technological solution (RoverInk©) will be able to manage the whole data flow from start to end: 

  • Forms creation or updates,
  • Forms customised printing,
  • Client-server synchronisation,
  • Encrypted data transmission,
  • Simplified data files handling,
  • Documents digitalisation for archival/retrieval,
  • Handwritten data conversion to digital data (OCR) with a considerable human intervention reduction.

In fact, user faces no difficulty in using familiar tools he already uses daily (pen, paper, Smartphone) and therefore, requirements for specific trainings are limited and the solution is operational quite instantly.

Data collection and transmission can be performed in « real time » and database feeding with original data can happen few seconds after origination of various forms files.

Upon receipt of sent files on the central server, a back office operator opens a window showing the different files coming from all field areas, verifies the digital conversion of their content in a few seconds with the help of a powerful  recognition tool provided by the system and submits the out coming error free data for review and approval if data sensitivity deserves.

This structured approach eliminates naturally all typing mistakes, suppresses all manual data input, secures documents transmission, reduces physical archival constraints and shrinks considerably the delays occurred between the reported event and its recording and reporting.

In a few minutes, on daily basis, dozens of reports of various shapes and origins can be digitalized and interfaced to a widescope of databases in order to feed reporting or decision making tools or statistics and computations (DHIS2, DVDMT,Access, Excel, etc).

In doing so, any organisation is able to obtain, almost in real time, without any manual input, the whole set of data needed to follow accurately, at a minute, any situation evolving in harsh or complex environment.

Shortening drastically delays in getting the right information accelerates  and optimizes  fast moving decisions in case of last minute difficulty faced in the field, generating accordingly substantial savings mainly coming from an immediate and significant improvement of reactivity cycles.

In the Health area many sectors or activities can benefit from this solution improvements. In general terms, each paper form actually filled can be digitalized and be part of this solution:

Hospitals and Medical centers:

  • Reception of the patients (filling of the index form)
  • Register of the consultations
  • Prescriptions and acts
  • Care refund sheets
  • Birth certificates (with transmission to the registry office(civil status))
  • Death certificates (with transmission to the registry office(civil status))
  • Description of sanitary cases
  • Health records and Medical cards in the credit card size(format)
  • Etc

Vaccination drives:

  • Daily index cards(forms)
  • Vaccines and solvents orders
  • Statements of temperature (Cold chain)
  • Etc.

Emergency situations (épidémics or disasters):

  • Situations status
  • Actions requests
  • Etc

Logistics and Stocks management:

  • Stock reports
  • Alerts of lapsing
  • Resupplying
  • Preventive or curative maintenance of equipments
  • Etc

In summary, without modification of the ongoing workflows and far from jeopardizing any existing organization, RoverInk© technology brings, in a simple way, a powerful added value to an activity which remains fundamental and essential to all: Data Collection in real time.

An « easy-to-deploy » and  « user friendly » solution which provides, at day one, a radical transformation and significant benefits over the workflows control in difficult field environments.

For more informations : schidiac@cht-supply.com

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Business Development Mgr for Middle-East Africa CHT-Suply France

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